Hvad er persondataforordningen?
Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Det træder i kraft den 25. maj 2018. Foreninger er også underlagt persondataforordningen.
I praksis betyder det, at Glostrup Tennisklub skal beskrive og oplyse hvilke persondata der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal man oplyse hvilke data man videregiver til 3. part. Disse oplysninger er samlet i "Vilkår for medlemskab", som er tilgængelig ved indmeldelse og på Glostrup Tennisklubs hjemmeside.
For medlemmerne betyder det, udover oplysningerne i "Vilkår for medlemskab", at medlemmerne har ret til at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede.
Vilkår for medlemskab af Glostrup Tennisklub
Dataansvarlig i Glostrup Tennisklub
Den dataansvarlige i klubben er formanden, der kan kontaktes på glostruptk@gmail.com
Personhenførbare data i Glostrup Tennisklub
Glostrup Tennisklub indsamler, opbevarer og anvender oplysninger om medlemmerne i forhold til medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, deltagelse i klubbens aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. Følgende oplysninger indsamles: Navn, adresse, fødselsår, køn, telefonnummer, mail-adresse og indmeldelsesdato. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles kontaktoplysninger om forældrene.
For ansatte opbevares og anvendes oplysninger i forhold til lønudbetaling, skatteopkrævning, herunder cpr.nr. og kontooplysninger.
For personer, som arbejder med børn under 15 år indsamles, opbevares og anvendes herudover oplysninger om børneattester, herunder cpr.nr..
I forbindelse med adgang til klubhuset indsamles, opbevares og anvendes følgende oplysninger: Nummer på adgangsbrik samt log over adgang til klubhus.
I forbindelse med bookning af baner indsamles, opbevares og anvendes følgende oplysninger: Medlemsnummer samt log over bookede baner.
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter, f.eks. træning, turneringer og sociale arrangementer indsamler, opbevarer og anvender Glostrup Tennisklub følgende oplysninger: Deltagergebyr og aktivitetsoplysninger, f.eks. spilletidspunkter og resultater.
På Glostrup Tennisklubs hjemmeside indsamles der ikke personhenførbare data, men kun anonyme besøgsstatistikker.
Billeder
Glostrup Tennisklub indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med Glostrup Tennisklubs aktiviteter under skyldig hensyn til de ophavsretslige regler. Glostrup Idrætspark er et offentligt område, hvilket betyder, at alle kan tage billeder på udendørsarealerne samt i klublokalet, men ikke i omklædningsrummene. Tilsvarende for tennishallerne Glostrup Idrætspark.
Glostrup Tennisklub følger DIF's anvisninger vedr. offentliggørelse af billeder:
"Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden. I nogle idrætsgrene skal I være tilbageholdende med og måske helt undgå at offentliggøre billeder af børn."
Opbevaring og adgang til personhenførbare data og billeder
De personhenførbare oplysninger opbevares i Glostrup Tennisklubs administrative system der leveres og hostes af Memberlink. Medlemmerne har adgang til egne data. Klubbens bestyrelse, revisor og administratorer har adgang til alle medlemmers data. Dog er det kun klubbens kasserer og revisor, der har adgang til cpr. numre og kontonumre.
Kontaktoplysinger på frivillige ledere, trænere m.fl., samt billeder er offentligt tilgængelige på klubbens hjemmeside.
Medlemmernes kontaktoplysninger og oplysninger om banebookninger er tilgængelige for medlemmerne i banebookingsystemet efter login.
Der er indgået en databehandleraftale med Memberlink.
Videregivelse af personhenførbare data
I forbindelse med deltagelse i f.eks. turneringer og kurser, videregives kontaktoplysninger til arrangørerne.
I forbindelse med ansøgning om tilskud til f.eks. kurser, videregives kontaktoplysninger til Glostrup Kommune.
Glostrup Tennisklub indhenter lovpligtige børneattester på personer, der arbejder med børn under 15 år.
Medlemmernes ret til at få slettet persondata
Personhenførbaredata kan opdeles i tre hovedgrupper:
· Billeder
Billeder, der er taget på offentlige områder kan ikke kræves slettet.
Billeder, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.
· Persondata
Disse data vil sædvanligvis være omfattet af bogføringsloven og kan slettes efter 5 år.
· Adgangslog til klubhus og banebookingoplysninger
Disse data vil sædvanligvis kunne slettes efter et år
Medlemmer, der ønsker sine persondata slettet, kan sende en anmodning til glostruptk@gmail.com
Medlemmer kan selv logge ind i banebookingsystemet og se sine persondata, banebookninger og log over adgang til klubhuset.
Medlemmer kan selv logge ind i banebookingsystemet og rette ukorrekte persondata.
Historiske data har medlemmerne ikke ret til at få slettet. Det drejer sig f.eks. turneringsresultater, tildeling af pokaler og hverv i klubben. Historiske data vil kun gemmes med begrænsede personhenførbare data, f.eks. navn, årstal, række, resultat og billede.
Yderligere oplysninger
Europa-Parlamentet og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31995L0046:DA:HTML
Den danske betænkning:
Datatilsynets vejledninger:
https://www.datatilsynet.dk/vejledninger/vejledninger-databeskyttelsesforordningen/
Foreningsvejledning:
DIF og DGI's vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger
© 2011-2024